Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 bisa diterapkan pelaku UKM dan tidak hanya untuk perusahaan besar. Standard ISO 9001:2000 dikeluarkan oleh International Organization Standardization yang berpusat di Jenewa – Swiss. Sistem tersebut bersifat umum (generic) yang dapat dipakai semua model organisasi dalam penerapan sistem manajemen mutu. Beberapa cara untuk menerapkan sistem manajemen mutu bagi pelaku UKM adalah sebagai berikut:
1. Pimpinan atau pemilik harus mempunyai visi dan misi yang jelas dalam menjalankan UKM dan punya keyakinan bahwa UKM akan berkembang menjadi perusahaan besar dan membutuhkan sistem manajemen mutu untuk memberikan kepuasan pelanggan.
2. Penerapan sistem manajemen mutu dapat dimulai dengan menumbuhkan kesadaran mutu (quality awareness) kepada semua orang yang terlibat dalam UKM, mulai dari pimpinan atau pemilik usaha, karyawan dan rekanan bisnis (supplier). Kesadaran mutu secara internal terhadap karyawan dapat dilakukan dengan memberikan pelatihan akan pentingnya manajemen mutu bagi UKM, pimpinan atau pemilik usaha menetapkan kebijakan mutu dan menyediakan sumber daya dalam penerapan manajemen mutu, sedangkan kesadaran mutu secara eksternal dapat dilakukan dengan menjelaskan spesifikasi atau standard mutu produk atau jasa yang diminta kepada rekanan bisnis UKM, melakukan audit supplier untuk memastikan konsistensi mutu barang dan jasa.
3. Melakukan “gap analysis” untuk mengetahui kesiapan UKM dalam penerapan sistem manajemen mutu dan melihat “ketidaksesuaian” terhadap persyaratan standard sistem manajemen mutu.
4. Penunjukan wakil manajemen (management representative) yang bertugas sebagai wakil manajemen dalam menkoordinasikan pengembangan dan penerapan manajemen mutu, misalnya mengatur jadwal internal audit, manajemen review, melakukan dokumentasi dan komunikasi dengan badan sertifikasi independent dalam proses sertifikasi sistem manajemen mutu dan surveillance audit setiap enam bulan atau satu tahun sekali. Biasanya wakil manajemen yang ditunjuk berasal dari bagian quality control karena mereka mempunyai pengalaman dalam hal sistem manajemen mutu. Jika wakil manajemen mutu yang ditunjuk belum mempunyai pengalaman, maka dapat diikutkan pelatihan sistem manajemen mutu.
5. Membuat manual, prosedur dan instruksi kerja sebagai pedoman dalam melakukan pekerjaan serta melakukan pencatatan dan pendokumentasian pekerjaan yang sudah dilakukan secara tertib. Pemetaan proses bisnis (business process mapping) harus digambarkan dengan jelas demikian juga penetapan sasaran mutu (quality objective) pada setiap tahapan proses harus SMART. Sasaran mutu harus spesifik (Specific), terukur (Measurable), dapat dicapai (Achievable), berorientasi pada hasil (Result oriented), dan ada batas waktu kapan target tersebut tercapai (Time bound). Penetapan sasaran mutu pada bagian produksi misalnya dapat dituliskan dalam sasaran mutu sebagai berikut: “Meningkatkan efisiensi mesin packing bale rumput laut pada periode semester II tahun 2006 sebesar 5% dari periode sebelumnya.” Jika enam bulan sebelumnya efisiensi mesin packing bale 80%, berarti periode semester II tahun 2006 harus dicapai efisiensi mesin packing bale rumput laut 85%. Sasaran mutu tersebut bisa juga dituliskan “Mencapai efisiensi mesin packing bale rumput laut 85% pada periode semester II tahun 2006”.
6. Melakukan internal audit dan tinjauan manajemen (management review) untuk memastikan konsistensi dan efektivitas sistem manajemen mutu yang telah diterapkan serta mencari peluang perbaikan berkesinambungan (continual improvement) pada setiap tahapan proses. Internal audit dan tinjauan manajemen dapat dilakukan minimal enam bulan sekali atau sesuai dengan kebutuhan proses atau organisasi. Misalnya saat internal audit di bagian produksi ditemukan banyak ketidaksesuaian “major”, maka dapat dilakukan internal audit pada bagian produksi setiap tiga bulan agar bagian produksi menjadi lebih baik, sedangkan bagian pembelian cukup dilakukan setahun sekali saja karena setelah penerapan sistem mutu selama setahun tidak ditemukan ketidaksesuaian “major” dibagian penjualan dan target bulanan penjualan selalu tercapai.
7. Setelah penerapan manajemen mutu berjalan dengan baik, UKM dapat mengajukan sertifikasi manajemen mutu kepada badan sertifikasi independent untuk memastikan dan mendapatkan keyakinan bahwa sistem manajemen mutu yang telah diterapkan sesuai dengan standar internasional.
